I migliori strumenti online per gestire un evento

Un’azienda che organizza un evento può sfruttare diversi strumenti online e soluzioni di event marketing, per promuovere un congresso o un meeting, gestire le iscrizioni e condividerlo sui social. Vediamo quali sono gli strumenti migliori:

Il sito internet

website_editedCreare un sito ad hoc per l’evento, o una pagina specifica del proprio sito, consente di raggruppare tutte le informazioni in un’unica posizione. Le persone interessate possono consultare facilmente il programma, le modalità di iscrizione, i contatti e i dati della sede dell’evento. La grafica del sito deve richiamare quella delle brochure, del programma e delle locandine per mantenere un’identità coordinata, riconoscibile dagli utenti. È opportuno tenere sempre aggiornato il sito, in particolare il programma, in base alle eventuali modifiche apportate all’evento.
Se il sito viene creato attraverso la piattaforma CMS WordPress, si possono aggiungere alcuni plugin (componenti aggiuntivi) per la gestione del programma in calendario, delle iscrizioni o delle prenotazioni.

L’evento su Facebook

facebookPer raggiungere un numero maggiore di persone e di potenziali partecipanti è consigliabile sfruttare anche Facebook. La soluzione più immediata e più comoda è la creazione di un evento, preferibilmente tramite una pagina ufficiale, in cui inserire data, location, informazioni utili e un link al sito. All’evento su Facebook si possono invitare tutti i contatti della pagina e gli amici dei gestori della pagina stessa, che possono condividere l’evento e invitare a loro volta. In questo modo si genera un passaparola utile per diffondere la notizia dell’evento a un pubblico più ampio.
In alternativa si può creare una pagina Facebook specifica per quell’evento, ma in questo caso non si avranno gli stessi contatti o “mi piace” già accumulati su altre pagine che gestiamo e le potenzialità saranno ridotte rispetto a quelle di un evento Facebook.

Mailchimp

mailchimp-logoTramite Mailchimp si possono creare newsletter accattivanti da inviare ai nostri contatti e a tutti gli interessati all’evento da promuovere. Si possono inserire mailing list personalizzate, collegamenti al proprio sito e creare una form di iscrizione per permettere ai contatti di tenersi aggiornati sulle novità o sulle eventuali modifiche all’evento.

Eventbrite

small_logoUno degli strumenti più intuitivi per la creazione e la gestione di eventi è Eventbrite. Con questa piattaforma online si possono ricevere iscrizioni, registrare i pagamenti, gestire le liste dei partecipanti, differenziare prenotazioni e biglietti in base ai servizi o a eventuali convenzioni e sconti. Con Eventbrite si possono anche inviare email ai partecipanti per fornire informazioni, impostare un collegamento a Paypal per la gestione dei pagamenti, creando una vera e propria “biglietteria virtuale”. Eventbrite fornisce anche un QR code da stampare sui biglietti e da scansionare all’ingresso dell’evento per registrare i partecipanti.


In Echo organizziamo e gestiamo eventi e iniziative culturali, convegni e congressi nazionali e internazionali, eventi aziendali e commerciali.
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